Industriebeirat hat getagt: breiter fachlicher Austausch im ProDok-Projekt

Zukunftsgespräche beim Nachmittags-World-Café

Am Nachmittag haben wir unseren Blick weiter gefasst und Zukunftsthemen diskutiert. Im Rahmen eines World-Cafés haben wir mit unserem Industriebeirat diese Themen besprochen:

  1. Smarte Dokumentation
    Wieviel Dokumentation benötigen wir am Tag, wie viel Zeit verbringen wir mit der Erstellung? Wieviel Automatisierung wünschen wir uns überhaupt?
  2. Wissenskultur
    Wissen teilen bedeutet Wissen abgeben. Nicht alle sind dazu bereit, manche haben Sorgen, von der Technik „ersetzt“ zu werden.
  3. Technische Infrastruktur
    Welche technische Infrastruktur ist nötig, um ein System ProDok zu realisieren?

Thementisch „Smarte Dokumentation“

Bevor wir am Thementisch Smarte Dokumentation in die Diskussion eingestiegen sind, haben wir eine kleine Umfrage gestartet. Jeder Teilnehmer sollte zwei Fragen beantworten:

„Wie viele Zeit am Tag verbringen Sie mit der Erstellung von Dokumentation?“

Ergebnisse:

Anteil Arbeitszeit 0-20 % 21-40 % 41-60 % 61-80 % 81-100 %
Häufigkeit 6 % 53 % 29 % 12 %

 

„Wie viel Zeit am Tag verbringen Sie mit der Suche nach Dokumentation / Information?“

Ergebnisse:

Anteil Arbeitszeit 0-20 % 21-40 % 41-60 % 61-80 % 81-100 %
Häufigkeit 6 % 53 % 29 % 12 %

 

Fazit dieser Erhebung ist, dass ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit mit Erstellung von Dokumentation und deren Suche verbracht wird. Dabei wurde der Begriff weit gefasst. Er geht über die reine Technische Dokumentation deutlich hinaus.

Die Diskussion, die von Gwendolyn Mayer moderiert wurde, nahm diese Richtung ein:

ProDok 4.0: Ergebnisse der Diskussion um die "Smarte Dokumentation" der Zukunft

ProDok 4.0: Ergebnisse der Diskussion um die „Smarte Dokumentation“ der Zukunft

Die Beispiele für den Berg an Dokumentation, der im Arbeitsalltag anfällt, sind zahlreich: Prozesse müssen festgehalten werden, seien es Geschäftsprozesse in Form von Konzepten und Meetingprotokollen oder Entwicklungsprozesse von Software oder Produkten. Verschiedene Standards kommen zum Einsatz, die je nach Unternehmensgröße immer weniger frei wählbar sind. In der Management-Dokumentation wird sich an Projektmanagement-Standards wie PRINCE2, PMI oder ISO orientiert. Wissenschaftler sind besonders mit der Dokumentation ihrer Forschung beschäftigt.

Zeitkiller dabei sind die vielen Ablagesysteme in den Unternehmen, was einhergeht mit der Erstellung von Doppelversionen. Standardisierung wird zweischneidig erlebt: Bietet sie einerseits Potential für smarte Entwicklungen (Templates etc.), ist der Aufwand mitunter nicht zu unterschätzen.

Doch auch die Suche nach Dokumentation birgt Schwierigkeiten, hier sind Filterfunktionen gewünscht. Besonders häufig fehlen technologische Daten.

Zukunftsvisionen „Smarte Dokumentation“:

  • Mehr Automatisierung bei möglichst wenigen Tools! Nur so können Medienbrüche vermieden werden
  • Mehr Austausch durch Social Media (Feedback über die Qualität von Dokumentation)
  • Prozessbegleitende Erstellung von Dokumentation
  • Dokumentation läuft „im Hintergrund“ automatisch ab
  • Templates sollten erweiterbar sein

Eindrücke in Bildern