Industriebeirat 2017 hat getagt: Intensiver Austausch im ProDok 4.0-Projekt

ProDok 4.0-Industriebeirat bei der Diskussion in den BarCamp-Gruppen

ProDok 4.0-Industriebeirat bei der Diskussion in den BarCamp-Gruppen

Ergebnisse des BarCamps

Am Nachmittag richteten wir unseren Blick auf die Fragen unserer Gäste. Im Rahmen eines BarCamps wurden die vorgeschlagenen Themen ausführlich diskutiert und anschließend dem gesamten Plenum vorgestellt.

BarCamp-Gruppe „Qualitätssicherung und Motivation gewährleisten“

Diese BarCamp-Gruppe diskutierte Themen rund um die Qualitätssicherung von Information und Dokumentation im System ProDok 4.0. Die Diskussionsrunde setzte dabei voraus, dass ProDok 4.0 als Dokumentations- bzw. Informationsplattform genutzt wird, damit Daten/Informationen überhaupt erst qualitätsgesichert werden können. Im Rahmen der Session „Qualitätssicherung und Motivation“ standen dabei folgende Fragen im Mittelpunkt:

  • Wie sehen die Herstellprozesse von Information und Dokumentation aus?
  • Wie schaffe ich es, Mitarbeiter zu motivieren, das System zu pflegen?
  • Wie können Inputs der Bearbeiter (Servicetechniker o.ä.) geprüft und verarbeitet werden?
  • Gibt es Instanzen zur Qualitätssicherung?
  • Wie kann ich die Aktualität von Informationen gewährleisten?
Industriebeirat 2017 Ergebnisse BarCamp-Gruppe "Qualitätssicherung und Motivation"

Industriebeirat 2017 Ergebnisse BarCamp-Gruppe „Qualitätssicherung und Motivation“

Der Fokus der Diskussion lag bei der Mitarbeitermotivation. Die BarCamp-Gruppe war sich schnell über Folgendes einig: wenn man die Mitarbeiter motivieren kann, das System zu pflegen, dann können auch die eingegebenen Daten der Bearbeiter qualitätsgesichert werden. Erst wenn die Daten zu Prozessen (Instandhaltung und -setzung), Fehlerfällen oder Rückmeldungen zu bestehender Dokumentation etc. im System verfügbar sind, können diese qualitätsgesichert, Herstellprozesse von Information und Dokumentation transparent gemacht, Wissen generiert und die Aktualität von Informationen gewährleistet werden.

Aus Sicht der BarCamp-Gruppe ist die Mitarbeitermotivation die größte Hürde zur Verbesserung von Dokumentation und Information. Elementar ist es, die Hemmschwellen der Mitarbeiter abzubauen. Hemmschwellen sind zum Beispiel Unzufriedenheit; das Gefühl, nicht am Prozess beteiligt zu sein; Unkenntnis oder mangelndes Verständnis von der Notwendigkeit, Wissen zu teilen etc. Folgende Maßnahmen werden als Lösung zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und zur Erhöhung der Qualität von Dokumentation und Information genannt:

  • Wissen teilen belohnen
  • Die „Weißwurst-Methode“
  • Akzeptanz des Tools schaffen
  • Der Einsatz von Sparrings-Partnern
  • Mitarbeiter als Multiplikatoren einsetzen
  • Gamification
  • Die Lokalisierung der Einträge

BarCamp Gruppe „Dokumentation in komplexen Umgebungen“

Die Teilnehmer dieser Gruppe befassten sich mit der Frage, wie sich die Dokumentation wohl in einer stets komplexer werdenden Umgebung verändern wird. Mit „komplex“ ist dabei nicht „kompliziert“ gemeint; sondern dass Systeme sich vernetzen und miteinander interagieren. Mit Dokumentation ist hierbei nicht nur die Dokumentation jedes einzelnen „Teils“ des Systems zurzeit seiner Inbetriebnahme gemeint, sondern sowohl die Dokumentation dieses einen Teils als auch des gesamten Systems und der Prozesse innerhalb des Systems im Laufe des gesamten Lebenszyklus des Systems.

Im Laufe der Diskussion wurde festgestellt, dass die Dokumentation in solch komplexen Systemen ebenfalls immer komplexer werden wird und viel mehr als die Summe der Dokumentation jedes einzelnen Teils sein wird.

Bedeutende Fragen wurden eingeworfen:

  • Kann es überhaupt eine Dokumentation in komplexen Systemen geben, angesichts dessen, dass diese komplexen Systeme sich dauernd verändern?
  • Wer ist für die Dokumentation des Systems zuständig?
  • Wer ist „Herr der Daten“ und der entstandenen Dokumentation?
Industriebeiat ProDok 4.0 2017 - Ergebnisse BarCamp-Gruppe "Dokumentation in komplexen Umgebungen"

Industriebeiat ProDok 4.0 2017 – Ergebnisse BarCamp-Gruppe „Dokumentation in komplexen Umgebungen“

Wichtigkeit der Lebensakte

Die BarCamp-Gruppe kam zu der Ansicht, dass Dokumentation sich diversifizieren wird. Dokumentation wird nicht nur digital, sondern auch multimodal: Sie wird nicht nur in schriftlicher Form, sondern auch über Ton und Bild sowie über unterschiedliche Datenträger und Kommunikationswege verfügbar sein. Die neuen Möglichkeiten der Darstellung werden dazu führen, dass die Lebensakte des gesamten Systems immer wichtiger wird.

Automatische Dokumentation von Prozessen unerlässlich

Die automatische Dokumentation von Prozessen und Veränderungen am System wird zunehmend wichtiger, damit auch sichergestellt werden kann, dass eine Dokumentation über den gesamten Lebenszyklus stattfindet. Das Wort Dokumentation beinhaltet nicht nur die Dokumentation der Hersteller und Betreiber, sondern auch die Dokumentation der (System-)Nutzer, die in Foren erstellt werden kann. Da diese Dokumentation einen enormen Wert für Unternehmen hat, sollte deren Qualitätssicherung durch Experten durchgeführt werden. Diese Experten sollten ebenfalls die Einträge in diesen betriebsnahen „Foren“ bewerten.

Wissen versus können

Neben der Wichtigkeit, in komplexen Systemen bzw. Umgebungen eine stets aktuelle und umfassende Dokumentation zu haben, ist es genauso wichtig, dass die Dokumentation verstanden wird. Wissen heißt nicht unbedingt können! Daher werden noch lange Spezialisten bzw. Experten für die Bedienung und Programmierung komplexer Systeme für deren Betreiber unerlässlich bleiben.

Schlussworte

Wir planen im nächsten Herbst sowohl eine letzte Industriebeiratsveranstaltung als auch eine Abschlusspräsentation, deren Termine wir frühzeitig veröffentlichen werden. Wir freuen uns, Sie zum Abschluss unseres Projektes ein letztes Mal begrüßen zu dürfen und mit Ihnen über die Ergebnisse unserer dreijährigen Forschungsarbeit diskutieren zu können.

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